Welke data binnen de deur blijft, en hoe u dat bepaalt

Het ene bedrijf verbiedt om interne data naar externe AI-diensten te sturen. Mensen gebruiken ze toch, via privéaccounts, omdat de regel een samenvatting van een openbaar persbericht net zo hard tegenhoudt als het salarisbestand. Een ander bedrijf staat alles toe, en iemand plakt een klantcontract, inclusief prijzen, in een consumentenchatbot om de formulering op te poetsen.

Beide beleidslijnen falen om dezelfde reden. Ze gaan over tools, niet over data. Op „Mogen we model X gebruiken?” bestaat geen goed antwoord. Op „Mag dit soort data naar een verwerker buiten onze controle, onder deze voorwaarden?” wel, en dat antwoord geeft u één keer per soort data in plaats van één keer per verzoek.

„Binnen de deur” staat hier voor infrastructuur die het bedrijf zelf beheert: eigen servers, of gehuurde hardware waarvan niemand anders de sleutels heeft.

Waar databeleid faalt

Eén regel voor alles. Te streng, en mensen werken eromheen. Te ruim, en de schade is aangericht voordat iemand het merkt. Hoe dan ook beschrijft het beleid niet meer wat er werkelijk gebeurt.

Een classificatie die niemand kan toepassen. In een pdf staan vijf vertrouwelijkheidsniveaus gedefinieerd. Niemand in het magazijn of in het salesteam weet welk niveau een pakbon heeft, dus alles krijgt het niveau dat die dag het handigst uitkomt.

Afgeleide data vergeten. Prompts, logs, samenvattingen, zoekindexen en embeddings dragen allemaal de inhoud waaruit ze zijn gemaakt. Een zoekindex van contracten hoort u te behandelen als de contracten zelf.

Voorwaarden aannemen. Of een aanbieder bewaart wat hij ontvangt en of hij het mag gebruiken voor training, hangt af van het product en het contract dat u hebt, niet van het merk. Lees ze.

Persoonsgegevens behandelen als gewoon nog een categorie. Onder de AVG vereist het inschakelen van een externe verwerker voor persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst, en het doorgeven van die gegevens buiten de Europese Economische Ruimte een doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Dat moet geregeld zijn voordat het eerste verzoek wordt verstuurd, niet erna.

Vergeten wat geheimhouding beschermt. Onder de Europese regels over bedrijfsgeheimen is informatie mede beschermd doordat de houder redelijke maatregelen heeft genomen om haar geheim te houden. Haar in een dienst plakken die niemand beheert, kan dat argument verzwakken op het moment dat u het het hardst nodig hebt.

Een regel die mensen kunnen toepassen

Definieer de klassen naar wat openbaarmaking zou kosten, niet naar labels, en houd het er weinig.

1. Openbaar, of bedoeld om openbaar te zijn. Gepubliceerd materiaal, marketingteksten, openbare deponeringen. Elk model.
2. Intern. Routinematige operationele informatie: procedures, algemene correspondentie, interne notities zonder klant- of persoonsgegevens. Externe modellen onder een zakelijk contract dat training op uw data uitsluit en de bewaartermijn vastlegt.
3. Vertrouwelijk. Contracten, prijzen, marges, klantenlijsten, persoonsgegevens, nog niet aangekondigde plannen, broncode. Alleen verwerkers van wie het contract aan uw wettelijke verplichtingen voldoet (voor persoonsgegevens: deugdelijke verwerkings- en doorgiftevoorwaarden), of modellen die u zelf draait.
4. Blijft binnen de deur. Data waarvan openbaarmaking ernstig en onomkeerbaar zou zijn: specifieke bedrijfsgeheimen, inloggegevens en sleutels, bijzondere categorieën persoonsgegevens die u niet hoeft te delen, details van uw eigen beveiliging. Alleen verwerkt op infrastructuur die u beheert, door modellen die u zelf draait, met elke toegang gelogd.

Koppel de klasse vervolgens aan het soort object, niet aan afzonderlijke bestanden. Als het model van het bedrijf weet dat iets een salaris, een contractprijs of een klantklacht is, kan de routeringsbeslissing automatisch worden genomen telkens wanneer een agent het aanraakt, in plaats van te vertrouwen op ieders geheugen voor het beleid.

Zo is Hurukan ontworpen. De laag Superintelligentie leidt elke taak naar een model dat is toegestaan voor de betrokken data, inclusief lokale modellen waar data binnen de deur moet blijven. De laag Beveiliging en soevereiniteit dwingt rechten af op de server en logt elke toegang. Beide zijn in ontwikkeling. Het bredere argument om controle in het ontwerp op te nemen in plaats van haar in te kopen, staat in soevereiniteit is een architectuurkeuze, en de praktische kant van zelf modellen draaien in kleine modellen op eigen hardware.

Een test die u vandaag kunt doen

Zet de twintig soorten objecten op een rij waarmee uw bedrijf het meest werkt: klant, order, factuur, prijslijst, medewerker, contract, tekening, supportticket enzovoort. Schrijf bij elk de klasse, van één tot vier, en een reden van één zin.

Zoek daarna uit welke AI-tools mensen werkelijk gebruiken. Vraag het hun, en ga niet gissen. Noteer per tool welke klassen data erin terechtkomen en onder welke contractvoorwaarden.

Dit levert twee lijsten op. Elk object van klasse drie of vier dat zonder passende voorwaarden bij een tool terechtkomt, staat op uw prioriteitenlijst voor deze maand. Elk object van klasse één dat voor een nuttige tool wordt geblokkeerd, is de reden dat mensen om uw beleid heen werken, en precies dat oplossen maakt de rest van het beleid geloofwaardig.