Agenter, RPA eller arbeidsflyt: hvilken automatisering til hvilken jobb

En virksomhet har tre automatiseringsinitiativer i gang samtidig. Et RPA-team automatiserer skjermarbeid i det gamle ERP-systemet. IT bygger godkjenningsflyter i et arbeidsflytverktøy. Et innovasjonsteam piloterer KI-agenter. Alle tre har gjort krav på prosessen for inngående fakturaer.

RPA-roboten knekker hver gang ERP-skjermbildet endres. Arbeidsflyten krever at hvert tilfelle er designet på forhånd, så den uvanlige fakturaen faller utenfor. Agenten håndterer de uvanlige fakturaene godt, men ingen kan i etterkant forklare hvorfor den gjorde som den gjorde. Hvert team skylder på de to andre for hullene.

Årsaken er at tre ulike verktøy for tre ulike typer arbeid ble valgt ut fra hvem som eide budsjettet, ikke ut fra jobben. De er ikke konkurrenter. Hvert av dem er godt til noe de andre er dårlige til.

Tre verktøy, tre jobber

Arbeidsflyt (prosessmotorer, BPM) får en eksplisitt prosess til å kjøre: tilstander, overganger, regler, eiere og godkjenninger, alt designet på forhånd. Arbeidsflyt er forutsigbar og etterprøvbar, og stiv med vilje. Den passer til arbeid der prosessen er kjent og stabil.

RPA (robotic process automation) er programvare som betjener brukergrensesnittet til annen programvare slik et menneske ville gjort, med klikk og tastetrykk. Det er en bro til systemer som ikke har et programmeringsgrensesnitt. RPA er skjørt når skjermbildene endres, og det automatiserer omveien, ikke prosessen.

Agenter er språkmodeller som leser, planlegger og bruker verktøy. De takler ustrukturerte inndata og tilfeller ingen forutså. De er ikke deterministiske, så de trenger skriftlige grenser, en logg over hva de har gjort, og godkjenning av alt som betyr noe.

Vanlige feilvalg

RPA som integrasjonsstrategi. En robot som kopierer felt fra ett system til et annet, er en integrasjon uten kontrakt. Når et av skjermbildene endres, svikter den, ofte i det stille, og problemet oppdages lenger ned i kjeden.

Arbeidsflyt for ustrukturert arbeid. Prøver du å modellere hver type kunde-e-post som en gren i et diagram, får du et diagram ingen kan vedlikeholde – og som likevel bommer på neste nye type e-post.

Agenter for deterministiske steg. Å bruke en språkmodell til å beregne skatt og avgifter eller til å anvende en fast godkjenningsgrense er tregere og dyrere enn kode, og den kan ta feil på måter kode ikke kan.

Agenter uten grenser. Skrivetilgang uten tak på verdi, uten liste over hva som kan røres, og uten godkjenningssteg. Det fungerer frem til den første selvsikre feilen.

Tre verktøy, tre tilstander. Hvert verktøy fører sin egen oversikt over hvor en sak står, så «hvor er denne fakturaen» har tre svar og krever et møte for å avstemmes.

Velg etter jobben

For hvert steg i en prosess: Still fem spørsmål i denne rekkefølgen.

1. Er inndataene strukturerte? Hvis ikke, leser en agent dem og gir dem struktur.
2. Er regelen kjent og stabil? I så fall hører den hjemme i en arbeidsflyt eller i vanlig kode, og kjører likt hver gang.
3. Finnes det et grensesnitt eller en felles datamodell? I så fall: bruk den. RPA bare som en midlertidig bro til et system uten, med en dato for når broen skal fjernes.
4. Krever steget skjønn i et tilfelle ingen forutså? Da forbereder en agent et forslag med sin begrunnelse, og et menneske bestemmer.
5. Hva koster en feil, og kan den gjøres om? Det avgjør godkjenningen, uansett hvilket verktøy som gjør jobben.

Svaret er som regel en kombinasjon. Arbeidsflyten er ryggraden: tilstander, eiere og godkjenninger. Agentene håndterer de ustrukturerte stegene inne i den, som å lese, skrive utkast og klassifisere. Deterministisk kode gjør beregningene. RPA bygger bro til et eldre system bare frem til systemet erstattes eller får et grensesnitt.

Det er strukturen Hurukans lag for agentisk logikk er designet rundt: domeneagenter som arbeider innenfor prosessmaler, med skriftlige autonomigrenser, godkjenning av et menneske på kritiske steg og loggføring av hver handling. Forslag som krever en beslutning, går til én innboks, beskrevet under Beslutninger og oppgaver. Begge er under utvikling. Uansett hvilke verktøy som velges, skjer de fleste feil mellom stegene, ikke inne i dem – det er poenget i hyperautomatisering svikter ved overleveringen.

En test du kan kjøre i dag

Lag en liste over all automatisering som kjører i virksomheten din: roboter, arbeidsflyter, planlagte skript, makroer, agenter. Skriv fire ting for hver av dem:

1. Hva den gjør, i én setning.
2. Hvilken av de tre typene den er.
3. Hvilken type den burde være, ut fra de fem spørsmålene over.
4. Hvem som får beskjed når den svikter, og hvordan.

All automatisering der svarene på punkt to og tre er forskjellige, er en kandidat for å bygges om. All automatisering der svaret på punkt fire er «ingen» eller «vi ville merket det til slutt», er den du bør fikse først, uansett type. Forsiden til Hurukan forklarer hvordan agentene passer inn i resten av systemet.