Agenter, RPA eller arbetsflöden: vilken automatisering för vilket jobb

Ett företag har tre automatiseringsinitiativ igång samtidigt. Ett RPA-team automatiserar skärmarbete i det gamla ERP-systemet. IT bygger godkännandeflöden i ett arbetsflödesverktyg. Ett innovationsteam pilottestar AI-agenter. Alla tre har gjort anspråk på hanteringen av leverantörsfakturor.

RPA-roboten går sönder varje gång ERP-skärmen ändras. Arbetsflödet kräver att varje fall är utformat i förväg, så den udda fakturan faller ur det. Agenten hanterar de udda fakturorna bra, men ingen kan i efterhand förklara varför den gjorde som den gjorde. Varje team skyller luckorna på de andra två.

Orsaken är att tre olika verktyg för tre olika slags arbete valdes efter vem som ägde budgeten, inte efter jobbet. De är inte konkurrenter. Vart och ett är bra på något som de andra är dåliga på.

Tre verktyg, tre jobb

Arbetsflöden (processmotorer, BPM) får en uttrycklig process att köras: tillstånd, övergångar, regler, ägare och godkännanden, allt utformat i förväg. De är förutsägbara och granskningsbara, och stela till sin natur. De passar arbete där processen är känd och stabil.

RPA (robotic process automation) är programvara som använder andra programs användargränssnitt på samma sätt som en människa, med klick och tangenttryckningar. Det är en bro till system som saknar programmeringsgränssnitt. Det är skört när skärmarna ändras, och det automatiserar nödlösningen snarare än processen.

Agenter är språkmodeller som läser, planerar och anropar verktyg. De klarar ostrukturerad indata och fall som ingen förutsåg. De är inte deterministiska, så de behöver nedskrivna gränser, en logg över vad de gjorde och godkännanden för allt som spelar roll.

Vanliga felmatchningar

RPA som integrationsstrategi. En robot som kopierar fält från ett system till ett annat är en integration utan kontrakt. När någon av skärmarna ändras går den sönder, ofta i tysthet, och problemet upptäcks längre ner i kedjan.

Arbetsflöden för ostrukturerat arbete. Att försöka modellera varje slags kundmejl som en gren i ett diagram ger ett diagram som ingen kan underhålla, och missar ändå nästa nya slags mejl.

Agenter för deterministiska steg. Att använda en språkmodell för att räkna ut skatt eller för att tillämpa en fast godkännandegräns är långsammare och dyrare än kod, och den kan ha fel på sätt som kod inte kan.

Agenter utan gränser. Skrivrättighet utan tak för belopp, utan lista över vad som får röras och utan godkännandesteg. Det fungerar fram till det första självsäkra misstaget.

Tre verktyg, tre tillstånd. Vart och ett har sin egen uppfattning om var ett ärende befinner sig, så ”var är den här fakturan” har tre svar och ett möte för att stämma av dem.

Välj efter jobbet

Ställ fem frågor i tur och ordning för varje steg i en process.

1. Är indatan strukturerad? Om inte läser en agent den och gör den strukturerad.
2. Är regeln känd och stabil? I så fall hör den hemma i ett arbetsflöde eller i vanlig kod, och körs på samma sätt varje gång.
3. Finns det ett gränssnitt eller en gemensam datamodell? I så fall, använd det. RPA bara som en tillfällig bro till ett system som saknar det, med ett datum då den ska avvecklas.
4. Kräver steget omdöme i ett fall som ingen förutsåg? Då förbereder en agent ett förslag med sitt resonemang och en människa beslutar.
5. Vad kostar ett misstag, och går det att ångra? Det avgör godkännandet, oavsett vilket verktyg som gör arbetet.

Det vanliga svaret är en kombination. Arbetsflödet är ryggraden: tillstånd, ägare och godkännanden. Agenterna hanterar de ostrukturerade stegen inuti det, som att läsa, skriva utkast och klassificera. Deterministisk kod gör beräkningarna. RPA överbryggar ett äldre system bara tills det systemet ersätts eller får ett gränssnitt.

Det är den struktur som Hurukans lager Agentisk logik är utformat kring: domänagenter som arbetar inom processmallar, med nedskrivna gränser för autonomi, godkännanden av en människa i kritiska steg och varje åtgärd loggad. Förslag som kräver ett beslut går till en inkorg, som beskrivs under Beslut och uppgifter. Båda är under uppbyggnad. Oavsett vilka verktyg som väljs uppstår de flesta fel mellan stegen snarare än inuti dem, vilket är poängen i hyperautomatisering faller vid överlämningen.

Ett test du kan göra i dag

Gör en lista över all automatisering som körs i ditt företag: robotar, arbetsflöden, schemalagda skript, makron, agenter. Skriv fyra saker för var och en:

1. Vad den gör, i en mening.
2. Vilken av de tre sorterna den är.
3. Vilken sort den borde vara, enligt de fem frågorna ovan.
4. Vem som får veta när den går sönder, och hur.

Varje automatisering där svaren på den andra och tredje punkten skiljer sig är en kandidat för att byggas om. Varje automatisering där svaret på den fjärde är ”ingen” eller ”vi skulle märka det till slut” är den som ska rättas först, oavsett vilken sort den är. Hurukans startsida förklarar hur agenterna passar in i resten av systemet.