Inköp
Inköp gör ett behov till en levererad artikel utan att tappa tråden: en inköpsanmodan, en offertförfrågan, en jämförelse av offerter, en inköpsorder med godkännande, leveransen och vid behov returen. Varje leverantör finns i ett register med en riskstatus som byggs utifrån registret.
- Inköpsanmodan med godkännandeflöden
- Leverantörsregister med riskstatus
- Offertförfrågningar och jämförelse sida vid sida
- Inköpsorder, inkommande leveranser och returer
Från behov till leverans i en tråd
Ett inköp börjar ofta i ett mejl, fortsätter i ett kalkylblad med offerter och slutar i ERP-systemet, och skälen till valet går förlorade på vägen. I Hurukan blir en inköpsanmodan en offertförfrågan, svaren samlas mot den, jämförelsen sparas och inköpsordern har en länk tillbaka till allt detta. När någon ett år senare frågar varför just den här leverantören valdes finns svaret i registret.
Leverantörer du kan bedöma
Leverantörsregistret byggs utifrån det som faktiskt har hänt. Sena leveranser, underkända partier, certifikat som håller på att löpa ut och farhågor som kollegor har noterat blir tillsammans en riskstatus som visar sitt underlag. En agent som jämför offerter tar hänsyn till statusen, så den billigaste offerten från en leverantör med tre öppna avvikelser visas med de avvikelserna bredvid priset.
Godkännande där pengar binds
Inköpsanmodan och inköpsorder skickas för godkännande efter belopp, kategori och risk. Agenterna förbereder och kontrollerar – mot budgeten i Ekonomi, mot lager och reservationer i Lager och logistik – men att skicka en order som binder företagets pengar är alltid en människas beslut.
Efter ordern
Inkommande leveranser kontrolleras mot inköpsordern när de anländer. Avvikelser blir uppgifter med en ägare, och returer till leverantören registreras med sitt skäl, så att leverantörens post speglar vad som hände och den inkommande fakturan kan matchas mot det som faktiskt togs emot.
Vad modulen täcker
Inköpsanmodan
Behov som tas upp av människor eller föreslås av agenter utifrån lagernivåer och planer, och som skickas för godkännande efter belopp och kategori.
Leverantörsregister
Varje leverantör en gång, med kontakter, dokument, certifikat och en riskstatus som byggs utifrån leveransprecision, kvalitet och dokument som håller på att löpa ut.
Offertförfrågningar
Förfrågningar som skickas till utvalda leverantörer från registret, med svaren samlade mot samma förfrågan i stället för i olika inkorgar.
Jämförelse av offerter
Offerter ställs sida vid sida efter pris, ledtid, villkor och leverantörsrisk, med en agents sammanfattning av skillnaderna och de källor den använde.
Inköpsorder med godkännande
Inköpsorder förbereds utifrån den valda offerten och godkänns av en människa efter belopp och risk innan de skickas.
Leveranser och returer
Inkommande leveranser kontrolleras mot ordern, och returer till leverantörer registreras med skälet och avvikelsen bakom dem.
Fungerar med
Agentisk logik
Domänagenter som agerar inom nedskrivna gränser, med människor som beslutar i kritiska steg.
Ontologi
Företagets digitala modell: objekt, relationer och regler, versionshanterade och i takt med verksamheten.
Data
Kopplingar och en datamodell: import, synk, dokument, e-fakturering och kontorsprogram i ett register.
Lager och logistik
Artikelregister, lagersaldon, inleveranser, uttag, reservationer och inventeringar; leveransplanering och transportörer.
Ekonomi
Ekonomi och controlling: budgetar från plan till prognos, leverantörsfakturor, fakturering, betalningar och kassaflöde, kopplat till bokföringen.
Frågor
Kan en agent lägga en inköpsorder?
En agent kan förbereda den utifrån den valda offerten och stämma av den mot budget och lager. Att skicka en inköpsorder binder företagets pengar, så en människa godkänner den.
Hur bedöms leverantörsrisken?
Utifrån registret: sena eller ofullständiga leveranser, kvalitetsavvikelser, certifikat och dokument som håller på att löpa ut, och farhågor som människor har noterat. Statusen visar underlaget bakom den.
Är inköp kopplat till ekonomin?
Ja. Godkända inköpsorder räknas som bundna kostnader mot budgeten, och inkommande fakturor matchas mot ordern och leveransen innan de godkänns.
Bygg företagets operativsystem tillsammans med oss
Hurukan har ännu inte lanserats. Om du driver ett företag och vill ha ett suveränt, agentiskt system i stället för ännu en programsvit vill vi gärna höra vad du behöver.