Hankinnat
Hankinnat muuttavat tarpeen toimitetuksi nimikkeeksi ketjun katkeamatta: hankintapyyntö, tarjouspyyntö, tarjousten vertailu, hyväksytty ostotilaus, toimitus ja tarvittaessa palautus. Jokainen toimittaja on yhdessä rekisterissä, jonka riskitila muodostuu tietopohjasta.
- Hankintapyynnöt hyväksyntäpolkuineen
- Toimittajarekisteri riskitiloineen
- Tarjouspyynnöt ja tarjousten rinnakkainen vertailu
- Ostotilaukset, saapuvat toimitukset ja palautukset
Tarpeesta toimitukseen yhtenä ketjuna
Ostos alkaa yleensä sähköpostista, jatkuu tarjousten taulukossa ja päättyy ERP:hen, ja valinnan perustelut katoavat matkalla. Hurukanissa hankintapyynnöstä tulee tarjouspyyntö, vastaukset kootaan sen yhteyteen, vertailu säilytetään ja ostotilauksessa on linkki kaikkeen tähän. Kun joku kysyy vuoden päästä, miksi juuri tämä toimittaja valittiin, vastaus löytyy tietopohjasta.
Toimittajat, joita voi arvioida
Toimittajarekisteri rakentuu siitä, mitä todella tapahtui. Myöhästyneet toimitukset, hylätyt erät, vanhenevat todistukset ja kollegoiden kirjaamat huolenaiheet muodostavat riskitilan, joka näyttää perusteensa. Tarjouksia vertaileva agentti ottaa tilan huomioon, joten halvin tarjous toimittajalta, jolla on kolme avointa poikkeamaa, näytetään nuo poikkeamat hinnan vieressä.
Hyväksyntä siellä, missä rahaa sidotaan
Hankintapyynnöt ja ostotilaukset ohjataan hyväksyttäviksi arvon, kategorian ja riskin mukaan. Agentit valmistelevat ja tarkistavat – Talous-moduulin budjettia sekä Varasto ja logistiikka -moduulin saldoja ja varauksia vasten – mutta yrityksen rahaa sitovan tilauksen lähettäminen on aina ihmisen päätös.
Tilauksen jälkeen
Saapuvat toimitukset tarkistetaan saapuessaan ostotilausta vasten. Eroista tulee tehtäviä, joilla on vastuuhenkilö, ja palautukset toimittajalle kirjataan syineen, joten toimittajan tiedot kuvaavat sitä, mitä tapahtui, ja ostolasku voidaan täsmäyttää siihen, mitä todella vastaanotettiin.
Mitä moduuli kattaa
Hankintapyynnöt
Ihmisten esittämät tai agenttien varastotasojen ja suunnitelmien perusteella ehdottamat tarpeet ohjataan hyväksyttäviksi arvon ja kategorian mukaan.
Toimittajarekisteri
Jokainen toimittaja kerran yhteyshenkilöineen, dokumentteineen ja todistuksineen sekä riskitila, joka muodostuu toimitusvarmuudesta, laadusta ja vanhenevista asiakirjoista.
Tarjouspyynnöt
Tarjouspyynnöt lähetetään valituille toimittajille tietopohjasta, ja vastaukset kootaan saman pyynnön yhteyteen erillisten sähköpostilaatikoiden sijaan.
Tarjousvertailu
Tarjoukset rinnakkain hinnan, toimitusajan, ehtojen ja toimittajariskin mukaan yhdessä agentin tiivistelmän kanssa eroista ja sen käyttämistä lähteistä.
Ostotilaukset hyväksyntöineen
Ostotilaukset valmistellaan valitusta tarjouksesta, ja ihminen hyväksyy ne arvon ja riskin mukaan ennen lähettämistä.
Toimitukset ja palautukset
Saapuvat toimitukset tarkistetaan tilausta vasten, ja palautukset toimittajille kirjataan syineen ja niiden taustalla olevine poikkeamineen.
Toimii yhdessä
Agenttinen logiikka
Toimialakohtaiset agentit, jotka toimivat kirjattujen rajojen sisällä, ja ihmiset päättävät kriittisistä vaiheista.
Ontologia
Yrityksen digitaalinen malli: kohteet, suhteet ja säännöt versioituina ja liiketoiminnan mukana kasvavina.
Data
Liittimet ja yksi tietomalli: tuonnit, synkronointi, dokumentit, verkkolaskutus ja toimisto-ohjelmistot yhdessä tietopohjassa.
Varasto ja logistiikka
Nimikerekisteri, saldot, vastaanotot, otot, varaukset ja inventoinnit; toimitusten suunnittelu ja kuljetusliikkeet.
Talous
Talous ja controlling: budjetit suunnitelmasta ennusteeseen, ostolaskut, laskutus, maksut ja kassavirta, kytkettynä kirjanpitoon.
Kysymykset
Voiko agentti tehdä ostotilauksen?
Agentti voi valmistella sen valitusta tarjouksesta ja tarkistaa sen budjettia ja varastoa vasten. Ostotilauksen lähettäminen sitoo yrityksen rahaa, joten sen hyväksyy ihminen.
Miten toimittajariski arvioidaan?
Tietopohjan perusteella: myöhästyneet tai vajaat toimitukset, laatupoikkeamat, vanhenevat todistukset ja asiakirjat sekä ihmisten kirjaamat huolenaiheet. Tila näyttää perusteensa.
Onko hankinta kytketty talouteen?
Kyllä. Hyväksytyt ostotilaukset lasketaan budjettia vasten sidotuksi menoksi, ja ostolaskut täsmäytetään tilaukseen ja toimitukseen ennen hyväksyntää.
Rakenna yrityksen käyttöjärjestelmä kanssamme
Hurukan on vielä ennen julkaisua. Jos johdat yritystä ja haluat suvereenin, agenttisen järjestelmän uuden ohjelmistopaketin sijaan, kuulemme mielellämme, mitä tarvitset.