Projektit ja dokumentit
Projektit kulkevat kaikkien muiden moduulien läpi: ne myyvät, ostavat, aikatauluttavat työtä ja käyttävät rahaa. Tämä moduuli pitää ohjelman, sen vaiheet, välitavoitteet ja budjetin, näyttää koko projektisalkun kerralla ja pitää jokaisen dokumentin liitettynä siihen tietoon, johon se kuuluu, versioineen ja tarkastuksineen.
- Ohjelmat, vaiheet ja välitavoitteet
- Projektikohtaiset budjetit todellisia kustannuksia vasten
- Salkkunäkymät kaikista projekteista
- Jokainen dokumentti tiedossaan versioineen ja tarkastuksineen
Projektit, jotka koskettavat kaikkea
Projekti on harvoin pelkkä suunnitelma. Se myy jotain Kauppa-moduulissa, ostaa materiaaleja hankinnoissa, aikatauluttaa työtä toiminnoissa ja käyttää rahaa, jota Talous seuraa. Kun projektityökalu on erillinen, projektin tila on se, mitä projektipäällikkö on viimeksi näppäillyt. Hurukanissa projekti on tieto, johon tilaukset, ostot, tunnit ja laskut jo viittaavat, joten sen tila on se, mitä on todella tapahtunut.
Budjetit, jotka ovat ajan tasalla
Jokainen projektibudjetti näyttää suunnitellun, sidotun ja toteutuneen. Tänä aamuna hyväksytty ostotilaus on jo sidottu; eilen kirjatut tunnit ovat jo toteutuneita. Salkkunäkymä asettaa kaikki projektit rinnakkain – vaihe, seuraava välitavoite, budjettitilanne ja avoimet riskit – ilman että kenenkään tarvitsee koota sitä palaveria varten.
Dokumentit oikeissa paikoissa
Piirustus kuuluu nimikkeelle ja projektille, sopimus asiakkaalle ja tilaukselle, todistus toimitukselle. Hurukanissa dokumentit liitetään tietoihin, joita ne kuvaavat, ja jokainen versio säilytetään. Tarkastukset ohjataan nimetyille henkilöille ja kirjataan lopputuloksineen, ja versio vapautetaan vasta, kun vaaditut tarkastukset on tehty. Projektia lukeva agentti lukee myös sen dokumentit ja osaa vastata, minkä version asiakas hyväksyi ja milloin.
Miten se sopii nykyisiin järjestelmiin
Nykyinen projekti- tai dokumenttityökalu voi pysyä kytkettynä datakerroksen kautta moduulin käyttöönoton ajan. Agentit luonnostelevat projektiraportit, merkitsevät vaarassa olevat välitavoitteet ja ehdottavat muutoksia suunnitelmaan; ihminen hyväksyy asiakkaalle luvatun välitavoitteen siirtämisen ja dokumenttiversion vapauttamisen.
Mitä moduuli kattaa
Ohjelmat ja vaiheet
Projektit ryhmitellään ohjelmiksi ja jaetaan vaiheisiin, joilla kullakin on vastuuhenkilö, päivämäärät ja siihen kuuluvat tiedot.
Välitavoitteet
Välitavoitteet kytketään asiakastilauksiin ja laskutusaikatauluihin, joten toimitettu välitavoite voi käynnistää sen laskun, josta on sovittu.
Projektibudjetit
Projektikohtaiset budjetit näytetään suunniteltuna, sidottuna ja toteutuneena muiden moduulien ostotilauksista, laskuista ja kirjatuista tunneista.
Salkkunäkymät
Kaikki projektit kerralla vaiheen, riskin, budjettitilanteen ja seuraavan välitavoitteen mukaan, tietopohjasta muodostettuina eikä palaveria varten koottuina.
Dokumentit tietojen yhteydessä
Sopimukset, piirustukset, määrittelyt ja raportit tallennetaan sille projektille, tilaukselle, nimikkeelle tai toimittajalle, johon ne kuuluvat.
Versiot ja tarkastukset
Jokainen versio säilytetään ja jokainen tarkastus kirjataan tarkastajineen ja lopputuloksineen, joten voimassa oleva versio ja sen hyväksyntä ovat aina selvät.
Toimii yhdessä
Ontologia
Yrityksen digitaalinen malli: kohteet, suhteet ja säännöt versioituina ja liiketoiminnan mukana kasvavina.
Data
Liittimet ja yksi tietomalli: tuonnit, synkronointi, dokumentit, verkkolaskutus ja toimisto-ohjelmistot yhdessä tietopohjassa.
Agenttinen logiikka
Toimialakohtaiset agentit, jotka toimivat kirjattujen rajojen sisällä, ja ihmiset päättävät kriittisistä vaiheista.
Talous
Talous ja controlling: budjetit suunnitelmasta ennusteeseen, ostolaskut, laskutus, maksut ja kassavirta, kytkettynä kirjanpitoon.
Päätökset ja tehtävät
Yksi hyväksyntäjono agenttien ehdotuksille lähteineen ja riskeineen sekä tehtävät, joilla on aina vastuuhenkilö.
Kysymykset
Miten se toimii dokumentinhallintajärjestelmämme kanssa?
Dokumentit on suunniteltu säilytettäviksi niiden tietojen yhteydessä, joihin ne kuuluvat. Nykyinen dokumenttijärjestelmä pysyy kytkettynä datakerroksen kautta niin kauan kuin se halutaan pitää.
Miten tarkastukset toimivat?
Dokumentin versio lähetetään tarkastettavaksi nimetyille henkilöille. Jokainen tarkastus kirjataan lopputuloksineen ja kommentteineen, ja versio vapautetaan vasta, kun vaaditut tarkastukset on tehty.
Voiko projektibudjetti näyttää todelliset kustannukset?
Kyllä. Ostotilaukset, ostolaskut ja kirjatut tunnit ovat jo samassa tietopohjassa, joten projektibudjetti kuvaa sitä, mitä on sidottu ja käytetty, eikä sitä, mitä on raportoitu.
Rakenna yrityksen käyttöjärjestelmä kanssamme
Hurukan on vielä ennen julkaisua. Jos johdat yritystä ja haluat suvereenin, agenttisen järjestelmän uuden ohjelmistopaketin sijaan, kuulemme mielellämme, mitä tarvitset.