Data
Kaikki yläpuolella oleva lepää tietopohjan varassa. Datakerros tuo mukaan sen, mitä yrityksellä jo on – vanhat järjestelmät, taulukot, sähköpostilaatikot, toimistodokumentit ja verkkolaskut – ja pitää sen yhdessä tietomallissa, joten jokainen asiakas, nimike ja tilaus on olemassa vain kerran.
- Yksi tietomalli tuotteiden välillä synkronoitujen kopioiden sijaan
- Liittimet tuontiin ja jatkuvaan synkronointiin
- Dokumentit ja verkkolaskut liitettyinä omiin tietoihinsa
- Toimii jo käytössä olevan toimisto-ohjelmiston rinnalla
Tietopohja, jonka varassa kaikki on
Laskua luonnosteleva agentti tarvitsee tilauksen, toimituksen, hintasopimuksen, asiakkaan maksuhistorian ja tiedon siitä, onko avoimia reklamaatioita. Useimmissa yrityksissä nämä ovat neljässä eri tuotteessa, ja niiden saaminen yhteen paikkaan päätöksen hetkellä on se työ, jota integraatio ei koskaan aivan saa valmiiksi. Synkronoidut järjestelmät ovat yhdenmukaisia vain muutosten välisinä hetkinä; toimiminen edellyttää yhdenmukaista näkymää yhdellä ajanhetkellä.
Siksi Hurukan pitää yhtä tietopohjaa. Ei moduulien välillä synkronoituja kopioita, vaan yksi tietomalli, jossa jokainen asiakas, nimike, tilaus, henkilö ja dokumentti on olemassa kerran, yhdellä tunnisteella.
Tietojen tuominen
Kukaan ei aloita tyhjästä. Datakerros tuo sen, mitä yrityksellä jo on – nykyisestä ERP- tai kirjanpitojärjestelmästä, taulukoista ja sähköpostilaatikoista – ja tarkistaa jokaisen tiedon ontologiaa vasten jo sisään tullessa. Sopimattomat tiedot pysäytetään ja näytetään ihmiselle sen sijaan, että ne ladattaisiin ja huomattaisiin myöhemmin. Kun vanhan järjestelmän on pysyttävä käynnissä vielä jonkin aikaa, liitin pitää nämä kaksi yhdenmukaisina, kunnes vanhasta voidaan luopua. Kirjanpito-ohjelma on järjestelmä, joka jää pysyvästi: siellä hoidetaan pääkirja, lakisääteinen raportointi ja verotus, ja liitin välittää sille hyväksytyt laskut, kirjaukset ja maksut.
Dokumentit kuuluvat tietoihin
Sopimus kuuluu asiakkaalle ja kaupalle, jota se koskee; todistus kuuluu toimitukselle, jonka se todistaa; saapuva verkkolasku kuuluu tilaukselle ja vastaanotolle, joihin se viittaa. Hurukanissa jokainen dokumentti tallennetaan versioineen omaan tietoonsa, ja tietoa lukeva agentti lukee myös sen dokumentit.
Ontologian alla, perustan yllä
Tämän kerroksen yläpuolella Ontologia määrittelee, mikä on kelvollinen tieto, ja Agenttinen logiikka lukee ja kirjoittaa tietoja vain sen kautta. Alapuolella Tietoturva ja suvereniteetti päättää, kuka saa lukea minkäkin tiedon, kirjaa jokaisen muutoksen ja määrää, missä tiedot fyysisesti sijaitsevat – valitsemallasi infrastruktuurilla, avoimissa muodoissa vietävinä.
Mitä kerros tekee
Tuonti
Asiakkaat, toimittajat, nimikkeet, avoimet tilaukset ja saldot tuodaan nykyisistä järjestelmistä, ja ne tarkistetaan ontologiaa vasten ennen tallennusta.
Jatkuva synkronointi
Kun nykyinen järjestelmä pysyy vielä jonkin aikaa käytössä, liitin pitää sen ja Hurukanin yhdenmukaisina, joten yritys voi ottaa käyttöön osa-alueen kerrallaan.
Dokumentit
Sopimukset, piirustukset, todistukset ja kirjeenvaihto tallennetaan versioineen niihin tietoihin, joihin ne kuuluvat, eikä jaetulle levylle.
Verkkolaskutus
Saapuvat ja lähtevät verkkolaskut käsitellään rakenteisena tietona ja täsmäytetään tilauksiin ja toimituksiin, joihin ne viittaavat.
Toimisto-ohjelmistot
Käytössä olevan toimisto-ohjelmiston sähköposti, kalenterit, taulukot ja dokumentit kytkettyinä tietopohjaan sen sijaan, että ne näppäiltäisiin siihen uudelleen.
Tietojen laatu
Kaksoiskappaleet, puutteet ja ristiriidat tuodaan esiin tuonnissa ja jokaisen muutoksen yhteydessä, joten ongelma korjataan kerran, lähteessä, eikä jokaisessa myöhemmässä raportissa.
Toimii yhdessä
Talous
Talous ja controlling: budjetit suunnitelmasta ennusteeseen, ostolaskut, laskutus, maksut ja kassavirta, kytkettynä kirjanpitoon.
Varasto ja logistiikka
Nimikerekisteri, saldot, vastaanotot, otot, varaukset ja inventoinnit; toimitusten suunnittelu ja kuljetusliikkeet.
Projektit ja dokumentit
Ohjelmat, vaiheet, välitavoitteet ja projektikohtaiset budjetit, salkkunäkymät ja jokainen dokumentti liitettynä tietoonsa.
Kysymykset
Pitääkö kaikki siirtää kerralla?
Tavoitteena on edetä osa-alue kerrallaan: tuodaan tiedot, pidetään nykyinen järjestelmä käynnissä rinnalla liittimen avulla ja luovutaan siitä, kun uusi tietopohja on osoittanut toimivuutensa.
Mihin järjestelmiin sen voi kytkeä?
Liittimiä rakennetaan sille, mitä yrityksillä tyypillisesti on käytössä: kirjanpito-ohjelmat, ERP-järjestelmät, taulukot, sähköposti ja toimisto-ohjelmistot sekä verkkolaskutus. Ensimmäisessä keskustelussa selvitetään, mitä niistä juuri teidän kokonaisuutenne tarvitsee, ja saatavilla olevien liittimien luettelo julkaistaan sitä mukaa kuin niitä valmistuu.
Missä tiedot säilytetään?
Valitsemallasi infrastruktuurilla. Datakerros toimii siellä, missä muukin Hurukan toimii, ja tiedot voi viedä ulos avoimissa muodoissa milloin tahansa.
Rakenna yrityksen käyttöjärjestelmä kanssamme
Hurukan on vielä ennen julkaisua. Jos johdat yritystä ja haluat suvereenin, agenttisen järjestelmän uuden ohjelmistopaketin sijaan, kuulemme mielellämme, mitä tarvitset.