Virksomheten din har allerede en ontologi. Den bor i hodene til folk

En ny salgskoordinator begynner i virksomheten. Den første uken lærer hun at «aktiv kunde» betyr tre forskjellige ting. I salg er det alle som har bestilt nylig. I økonomi er det alle med en åpen kredittramme. I logistikk er det alle med en verifisert leveringsadresse. Ingen tar feil; hvert team trenger sin egen betydning for sitt eget arbeid.

Hun lærer også at en prioritert ordre bare kan hoppe over produksjonskøen hvis kundeansvarlig sier ja, at en bestemt gruppe kunder aldri skal få delleveranser, og at morselskapet i systemet ikke er det som betaler. Ingenting av dette står i programvaren. Det bor i hodene til tre erfarne kolleger og i en fane i et regneark som heter «ikke slett».

Det er en ontologi: en beskrivelse av hva som finnes i virksomheten, hvordan disse tingene henger sammen og hvilke regler som styrer dem. Ordet høres akademisk ut. Tingen er hverdagslig, og alle virksomheter har en. Problemet er at den er taus: båret av mennesker, overført gjennom mester og lærling, og bare delvis kodet inn i feltnavn og regnearkformler. Programvaren lagrer felt. Menneskene har betydningen.

I mange år gikk det greit, fordi de som gjorde jobben, kunne ta til seg betydningen over flere måneder. En agent kan ikke det. Den kan bare følge det som er skrevet ned. Be en agent forberede ukens leveranser, og den sender fornøyd en delleveranse til akkurat den kunden alle vet aldri skal ha en.

Der den skjulte ontologien viser seg

Ord som betyr flere ting. Aktiv, kunde, levert, lukket, ferdig. Hvert team bruker det samme ordet om en annen tilstand, og hver rapport som går på tvers av team, blander dem i det stille.

Regler som sitter i ryggmargen. «Vi gir aldri tilbud under kostpris til en ny kunde, unntatt når …» Unntaket er reelt og viktig, og det finnes bare som en vane hos den som vanligvis lager tilbudene.

Relasjoner ingen har modellert. Konsernet som eier kunden, anlegget som legger inn ordren, adressen som tar imot varene og enheten som betaler, er fire forskjellige ting. Systemet har én kundepost med et notatfelt.

Unntak som folkeminne. Listen over spesialtilfeller holdes av dem med lengst fartstid og føres videre muntlig. Når de er på ferie, håndteres unntakene feil.

Regneark som skyggeskjema. Ekstra kolonner dukker opp overalt der systemet ikke hadde noe sted å legge et faktum virksomheten trengte. Hver av dem er en bit av modellen som vokste utenfor modellen.

Slik skriver du den ned uten et toårsprosjekt

Ikke start med en workshop om taksonomi. Start med beslutninger, for det er i beslutningene betydningen brukes.

Velg én prosess og samle beslutningene i den. Spør personen som tar hver beslutning, om tre ting: hva så du på, hvilken regel brukte du, og hva ville fått deg til å bestemme annerledes?

Gi navn til objektene og relasjonene beslutningene bruker. Kunde, anlegg, ordre, leveranse, kredittramme. Skriv deretter relasjonene enkelt: en leveranse hører til en ordre, går til et anlegg og faktureres til en enhet.

Skriv reglene ved siden av objektene de styrer, hver med en eier og en begrunnelse, slik at regelen kan utfordres senere av noen som ikke var i rommet.

Gjør uenigheter synlige i stedet for å løse dem med makt. Hvis økonomi og salg mener forskjellige ting med «aktiv», behold begge under forskjellige navn. Målet er én betydning per ord, ikke ett ord for hele virksomheten. Den samme disiplinen anvendt på nøkkeltall er beskrevet i én definisjon av inntekter.

La den vokse gjennom bruk. Hver gang et unntak håndteres, spør om det egentlig er en ny regel. Er det det, går den inn i modellen sammen med eieren sin.

Dette er jobben til Ontologi-laget i Hurukan: en beskrevet, versjonert modell av objekter, relasjoner og regler som hver modul og hver agent leser. Den er utformet for å utvikle seg selv etter hvert som systemet utvides: en agent foreslår et nytt objekt eller en ny regel, en person godkjenner det, og endringen registreres. Fordi virksomheten stadig endrer seg, må modellen kunne endres trygt, og det er temaet i når virksomheten endres, må ontologien følge med.

En test du kan gjøre i dag

Velg tre ord virksomheten din bruker hver dag. «Kunde», «ordre» og «ferdig» er gode kandidater. Be én person i salg, én i økonomi og én i drift definere hvert av dem med én setning, hver for seg og skriftlig, uten å snakke sammen.

Legg de ni setningene ved siden av hverandre. Hver forskjell er en bit av ontologien din som bor i hodet til noen.

Sett deg deretter en halvtime med den mest erfarne personen i ett team og still ett eneste spørsmål: hva vet du som systemet ikke vet? Skriv ned alt vedkommende sier. Den listen er det første utkastet til virksomhetens modell, og den er mer presis enn de fleste spesifikasjoner som skrives for et nytt system. Når den finnes på papiret, kan den bli noe programvare og agenter kan lese, og det er der Hurukan starter.