Yritykselläsi on jo ontologia. Se elää ihmisten päissä

Uusi myyntikoordinaattori aloittaa yrityksessä. Ensimmäisellä viikollaan hän oppii, että ”aktiivinen asiakas” tarkoittaa kolmea eri asiaa. Myynnissä se on kuka tahansa, joka on tilannut äskettäin. Taloudessa se on kuka tahansa, jolla on avoin luottoraja. Logistiikassa se on kuka tahansa, jolla on varmennettu toimitusosoite. Kukaan ei ole väärässä; jokainen tiimi tarvitsee oman merkityksensä omaan työhönsä.

Hän oppii myös, että kiiretilaus saa ohittaa tuotantojonon vain, jos asiakkuuspäällikkö hyväksyy, että tietylle asiakasryhmälle ei saa koskaan tehdä osatoimitusta ja että järjestelmässä näkyvä emoyhtiö ei ole se, joka maksaa. Mikään tästä ei ole ohjelmistossa. Se elää kolmen kokeneen kollegan päissä ja taulukon välilehdellä nimeltä ”älä poista”.

Se on ontologia: kuvaus siitä, mitä liiketoiminnassa on olemassa, miten nuo asiat liittyvät toisiinsa ja mitkä säännöt niitä ohjaavat. Sana kuulostaa akateemiselta. Asia on arkinen, ja jokaisella yrityksellä on sellainen. Ongelma on, että se on hiljaista tietoa: ihmisten kantamaa, kisällioppina siirtyvää ja vain osittain kenttien nimiin ja taulukkokaavoihin koodattua. Ohjelmisto tallentaa kenttiä. Ihmiset pitävät hallussaan merkityksen.

Vuosia se oli siedettävää, koska työn tekijät pystyivät omaksumaan merkityksen kuukausien kuluessa. Agentti ei pysty. Se voi seurata vain sitä, mikä on kirjoitettu ylös. Pyydä agenttia valmistelemaan tämän viikon toimitukset, niin se lähettää iloisesti osatoimituksen juuri sille asiakkaalle, jolle kaikki tietävät, ettei sellaista saa koskaan lähettää.

Missä piilevä ontologia näkyy

Sanat, jotka tarkoittavat monta asiaa. Aktiivinen, asiakas, toimitettu, suljettu, valmis. Jokainen tiimi käyttää samaa sanaa eri tilasta, ja jokainen tiimirajat ylittävä raportti sekoittaa ne huomaamatta.

Refleksinä elävät säännöt. ”Uudelle asiakkaalle ei koskaan tarjota alle omakustannushinnan, paitsi kun…” Poikkeus on todellinen ja tärkeä, ja se on olemassa vain tavallisesti tarjoukset valmistelevan henkilön tapana.

Suhteet, joita kukaan ei mallintanut. Asiakkaan omistava konserni, tilauksen tekevä toimipaikka, tavarat vastaanottava osoite ja maksava yhtiö ovat neljä eri asiaa. Järjestelmässä on yksi asiakastietue ja muistiinpanokenttä.

Poikkeukset kansanperinteenä. Erikoistapausten luettelo on pisimpään palvelleiden hallussa ja siirtyy keskusteluissa. Kun he ovat lomalla, poikkeukset hoidetaan väärin.

Taulukot varjoskeemana. Ylimääräisiä sarakkeita syntyy aina, kun järjestelmässä ei ollut paikkaa tosiasialle, jota liiketoiminta tarvitsi. Jokainen niistä on mallin pala, joka kasvoi mallin ulkopuolella.

Miten sen kirjaa ylös ilman kahden vuoden hanketta

Älä aloita taksonomiatyöpajasta. Aloita päätöksistä, koska päätöksissä merkitystä käytetään.

Valitse yksi prosessi ja kerää sen päätökset. Kysy jokaisesta päätöksestä sen tekijältä kolme asiaa: mitä katsoit, mitä sääntöä sovelsit ja mikä olisi saanut sinut päättämään toisin.

Nimeä päätösten käyttämät kohteet ja suhteet. Asiakas, toimipaikka, tilaus, toimitus, luottoraja. Kirjoita sitten suhteet selkeästi: toimitus kuuluu tilaukseen, menee toimipaikkaan ja laskutetaan yhtiöltä.

Kirjoita säännöt niiden ohjaamien kohteiden viereen, kukin omistajineen ja perusteluineen, jotta sääntöä voi myöhemmin kyseenalaistaa joku, joka ei ollut paikalla.

Tee erimielisyydet näkyviksi sen sijaan, että ratkaisisit ne väkisin. Jos talous ja myynti tarkoittavat ”aktiivisella” eri asioita, pidä molemmat eri nimillä. Tavoite on yksi merkitys sanaa kohden, ei yksi sana koko yritykselle. Samaa kuria mittareihin sovellettuna kuvataan kirjoituksessa yksi liikevaihdon määritelmä.

Anna sen kasvaa käytöstä. Aina kun poikkeus käsitellään, kysy, onko se todellisuudessa uusi sääntö. Jos on, se menee malliin omistajineen.

Tämä on Hurukanin Ontologia-kerroksen tehtävä: kuvattu, versioitu malli kohteista, suhteista ja säännöistä, jota jokainen moduuli ja jokainen agentti lukee. Se on suunniteltu kehittämään itseään sitä mukaa kuin järjestelmää laajennetaan: agentti ehdottaa uutta kohdetta tai sääntöä, ihminen hyväksyy sen ja muutos kirjataan. Koska yritys muuttuu jatkuvasti, mallin on voitava muuttua turvallisesti – siitä kertoo kirjoitus kun yritys muuttuu, ontologian on muututtava mukana.

Testi, jonka voi tehdä jo tänään

Valitse kolme sanaa, joita yrityksessä käytetään päivittäin. ”Asiakas”, ”tilaus” ja ”valmis” ovat hyviä. Pyydä yhtä henkilöä myynnistä, yhtä taloudesta ja yhtä toiminnoista määrittelemään kukin yhdellä lauseella, erikseen ja kirjallisesti, keskustelematta keskenään.

Aseta yhdeksän lausetta rinnakkain. Jokainen ero on pala ontologiaa, joka elää jonkun päässä.

Istu sitten puoli tuntia yhden tiimin kokeneimman henkilön kanssa ja kysy yksi kysymys: mitä sinä tiedät, mitä järjestelmä ei tiedä? Kirjaa kaikki, mitä hän sanoo. Tuo lista on yrityksen mallin ensimmäinen luonnos, ja se on tarkempi kuin useimmat uutta järjestelmää varten kirjoitetut määrittelyt. Kun se on paperilla, siitä voi tulla jotain, mitä ohjelmistot ja agentit pystyvät lukemaan – ja siitä Hurukan lähtee liikkeelle.