En dataplattform er ikke en datasjø med et dashbord

Prosjektmandatet var klart: Samle alle virksomhetens data på ett sted. Det ble bygget dataløyper fra ERP-systemet, CRM-systemet, lagersystemet og et dusin regneark inn i en datasjø i skyen, lastet hver natt. Et BI-verktøy ble lagt på toppen. Lanseringspresentasjonen viste alle kildene som fløt inn i ett lager.

Et halvt år senere viser tre dashbord tre ulike inntektstall, og analytikerne bruker mesteparten av uken på å forklare hvorfor. Driftsteamene eksporterer fortsatt til regneark, fordi sjøen ligger et døgn etter og uansett ikke kan endre noe. Dataene er på ett sted. Ingenting annet er det.

Prosjektet løste lagring og transport, og det var aldri det vanskelige. Det vanskelige er mening (hva hvert felt faktisk er), eierskap (hvem som står ansvarlig for at det er riktig), ferskhet som passer beslutningen, og en vei tilbake dit arbeidet skjer. En datasjø er et sted. En dataplattform er en avtale om alle fire.

Der sjøen med dashbord svikter

Kopier uten mening. Tabellene kommer med kolonnenavn som ga mening for den som designet kildesystemet. Ingen lenger ned i kjeden vet hvilken av de sju statusverdiene som betyr «sendt», så hver analytiker gjetter – og de gjetter forskjellig.

Ingen eier for noe faktum. Når et tall er feil, får datateamet skylden. Feilen ligger nesten alltid i kildeprosessen, og de som kunne rettet den, hører aldri om den, fordi sjøen ikke aner hvem de er.

Én hastighet for alt. En nattlig batch skal betjene en lagerbeslutning som tas hver time. Eller, i den dyre varianten: Alt strømmes i sanntid for å mate en rapport som leses én gang i måneden. Ferskheten bestemmes av dataløypa, ikke av beslutningen.

Flyt i én retning. Data flyter ut av driftssystemene og inn i analysen. Innsikt flyter ut av analysen som et lysbilde. Handlingen skjer tilbake i kildesystemet, for hånd. Sløyfen fra innsikt til handling går gjennom folk som taster inn ting på nytt.

Definisjoner i rapporteringslaget. Hvert dashbord regner ut inntekter med sin egen formel, så definisjonene glir fra hverandre, én rettelse om gangen. Hvordan du stopper det, står i én definisjon av inntekter.

Hva en dataplattform er

Én modell av virksomheten som hver kilde kobles til. Ordren i ERP og avtalen i CRM knyttes til de samme objektene, med sine relasjoner, i én beskrivelse av virksomheten: en ontologi. Nye kilder kobles til modellen i stedet for å bli dumpet ved siden av den.

En eier for hvert objekt og hver kilde, med navn, og med en skriftlig definisjon av hva riktig betyr. Når noe er feil, går det til den personen, med dokumentasjon.

Ferskhet bestemt av beslutningen. For hver bruk: Spør hvilken beslutning disse dataene skal støtte, og hvor gamle de kan være når beslutningen tas. Noe trenger minutter, det meste trenger et døgn, og litt trenger en måned.

Datalinje. Hvert tall kan spores tilbake til kildene og transformasjonene underveis – av noen som ikke bygde dataløypa.

En vei tilbake. Plattformen kan levere en beslutning dit den gjennomføres – som et forslag til ny bestilling, en flagget faktura eller en oppgave med en eier – via en godkjenning, ikke via en graf og en e-post.

Det siste punktet er grunnen til at Hurukan ikke holder en egen analytisk kopi av virksomheten. Datalaget er designet som koblinger inn i én datamodell, der importer, synkronisering, dokumenter og e-fakturaer er knyttet til postene de hører til. Drift og analyse leser den samme modellen, så en innsikt kan bli et forslag på den samme posten den ble hentet fra. Laget er under utvikling; det vi beskriver her, er designet.

En test du kan kjøre i dag

Velg tallet ledermøtet diskuterer mest. Spor det bakover på papir:

• Hvilket system og hvilken tabell det kom fra, og hvilket felt.
• Hvilke filtre som ble brukt, og hvem som bestemte dem.
• Hvem som står ansvarlig for at tallet er riktig, med navn.
• Hvor gammelt det var i det øyeblikket det ble vist.

Still så den andre halvdelen av spørsmålet. Når tallet viser et problem – hva skjer da? Tell hvor mange ganger informasjonen tastes inn på nytt, videresendes eller forklares på nytt før noe faktisk endrer seg i virksomheten.

Trenger sporingen mer enn én person for å bli fullført, eller går handlingen via e-post og hukommelse, har du en sjø med et dashbord. Det vanlige symptomet er rapporter som ingen åpner, som er tema for dashbordet ingen åpner. Oversikten over Hurukan viser hvor datalaget ligger blant de andre lagene.