En dataplattform är ingen datasjö med en instrumentpanel

Projektdirektivet var tydligt: samla all företagets data på ett ställe. Dataflöden byggdes från ERP-systemet, CRM-systemet, lagersystemet och ett dussin kalkylblad till en datasjö i molnet, inlästa varje natt. Ett BI-verktyg lades ovanpå. Lanseringspresentationen visade hur varje källa matade ett och samma lager.

Ett halvår senare visar tre instrumentpaneler tre olika intäktssiffror, och analytikerna ägnar större delen av veckan åt att förklara varför. De operativa teamen exporterar fortfarande till kalkylblad, eftersom sjön ligger en dag efter och ändå inte kan ändra något. Datan finns på ett ställe. Ingenting annat gör det.

Projektet löste lagring och transport, som aldrig var det svåra. Det svåra är betydelse (vad varje fält faktiskt är), ägarskap (vem som ansvarar för att det är rätt), en aktualitet som passar beslutet och en väg tillbaka till platsen där arbetet görs. En datasjö är en plats. En dataplattform är en överenskommelse om alla fyra.

Där datasjön med instrumentpanel misslyckas

Kopior utan betydelse. Tabellerna kommer med kolumnnamn som var begripliga för den som byggde källsystemet. Ingen längre ner i kedjan vet vilket av de sju statusvärdena som betyder ”levererad”, så varje analytiker gissar, och de gissar olika.

Ingen ägare till något faktum. När en siffra är fel får datateamet skulden. Felet ligger nästan alltid i källprocessen, och de som skulle kunna rätta det får aldrig höra om det, eftersom sjön inte har en aning om vilka de är.

En hastighet för allt. En nattlig körning betjänar ett lagerbeslut som fattas varje timme. Eller, i den dyra varianten, strömmas allt i realtid för att mata en rapport som läses en gång i månaden. Aktualiteten bestäms av dataflödet, inte av beslutet.

Flöde i en riktning. Data flödar ut ur de operativa systemen och in i analysen. Insikter flödar ut ur analysen som en bild i en presentation. Åtgärden sker tillbaka i källsystemet, för hand. Kretsloppet från insikt till handling går genom människor som skriver in saker på nytt.

Definitioner i rapportlagret. Varje instrumentpanel räknar fram intäkterna med sin egen formel, så definitionerna glider isär en rättelse i taget. Hur du stoppar det beskrivs i en definition av intäkter.

Vad en dataplattform är

En modell av företaget som varje källa mappas mot. Ordern i ERP-systemet och affären i CRM-systemet kopplas till samma objekt, med sina relationer, i en beskrivning av verksamheten: en ontologi. Nya källor mappas mot modellen i stället för att dumpas bredvid den.

En ägare för varje objekt och varje källa, namngiven, med en nedskriven definition av vad rätt betyder. När något är fel går det till den personen, med underlag.

Aktualitet som bestäms av beslutet. Fråga för varje användning vilket beslut datan tjänar och hur gammal den får vara när beslutet fattas. Vissa saker behöver minuter; de flesta behöver en dag; några behöver en månad.

Spårbarhet. Varje siffra kan spåras tillbaka till sina källor och de transformationer som gjorts på vägen, av någon som inte byggde dataflödet.

En väg tillbaka. Plattformen kan föra ett beslut till platsen där det genomförs – som en föreslagen nybeställning, en flaggad faktura eller en uppgift med en ägare – via ett godkännande snarare än via ett diagram och ett mejl.

Den sista punkten är skälet till att Hurukan inte har en separat analyskopia av verksamheten. Dess lager Data är utformat som kopplingar till en datamodell, med import, synk, dokument och e-fakturor knutna till posterna de hör till. Drift och analys läser samma modell, så en insikt kan bli ett förslag på samma post som den hämtades från. Det är under uppbyggnad; det som beskrivs här är utformningen.

Ett test du kan göra i dag

Välj den siffra som ledningsmötet bråkar mest om. Spåra den bakåt på papper:

• Vilket system och vilken tabell den kom från, och vilket fält.
• Vilka filter som tillämpades, och vem som bestämde dem.
• Vem som ansvarar för att siffran är rätt, med namn.
• Hur gammal den var när den visades.

Ställ sedan den andra halvan av frågan. När siffran visar ett problem, vad händer då? Räkna hur många gånger informationen skrivs in på nytt, vidarebefordras eller förklaras igen innan något i verksamheten faktiskt förändras.

Om spårningen kräver mer än en person för att bli klar, eller om åtgärden går via mejl och minne, har du en datasjö med en instrumentpanel. Det vanliga symtomet på det är rapporter som ingen öppnar, vilket är ämnet för instrumentpanelen som ingen öppnar. Översikten över Hurukan visar var datalagret ligger bland de andra.