Data-alusta ei ole datajärvi ja kojelauta

Projektin tavoite oli selvä: kaikki yrityksen data yhteen paikkaan. ERP:stä, CRM:stä, varastojärjestelmästä ja kymmenestä taulukosta rakennettiin putket pilvessä olevaan datajärveen, joka ladattiin joka yö. Päälle tuli BI-työkalu. Julkistusesityksessä jokainen lähde syötti yhtä varastoa.

Puoli vuotta myöhemmin kolme kojelautaa näyttää kolme eri liikevaihtolukua, ja analyytikot käyttävät suurimman osan viikostaan sen selittämiseen, miksi. Operatiiviset tiimit vievät yhä tietoja taulukoihin, koska järvi on päivän jäljessä eikä voi muuttaa mitään muutenkaan. Data on yhdessä paikassa. Mikään muu ei ole.

Projekti ratkaisi tallennuksen ja siirron, jotka eivät koskaan olleet vaikea osa. Vaikea osa on merkitys (mitä kukin kenttä todella on), omistajuus (kuka vastaa sen oikeellisuudesta), päätökseen sopiva ajantasaisuus ja tie takaisin sinne, missä työ tehdään. Datajärvi on sijainti. Data-alusta on sopimus kaikista neljästä.

Missä järvi ja kojelauta epäonnistuvat

Kopioita ilman merkitystä. Taulut saapuvat sarakenimillä, jotka olivat järkeviä lähdejärjestelmän suunnittelijalle. Kukaan sen jälkeen ei tiedä, mikä seitsemästä tila-arvosta tarkoittaa ”lähetetty”, joten jokainen analyytikko arvaa – ja arvaa eri tavalla.

Yhdelläkään tosiasialla ei ole omistajaa. Kun luku on väärin, syy kaatuu datatiimin niskaan. Virhe on lähes aina lähdeprosessissa, eivätkä sen korjaamaan kykenevät ihmiset kuule siitä koskaan, koska järvellä ei ole aavistustakaan, keitä he ovat.

Yksi nopeus kaikelle. Yöllinen eräajo palvelee varastopäätöstä, joka tehdään tunnin välein. Tai kalliimmassa versiossa kaikki suoratoistetaan reaaliajassa raporttiin, jota luetaan kerran kuukaudessa. Ajantasaisuuden määrää putki, ei päätös.

Virtaus yhteen suuntaan. Data virtaa operatiivisista järjestelmistä analyysiin. Oivallus virtaa analyysistä ulos diana. Toiminta tapahtuu taas lähdejärjestelmässä, käsin. Silmukka oivalluksesta toimintaan kulkee ihmisten näppäilyn kautta.

Määritelmät raportointikerroksessa. Jokainen kojelauta laskee liikevaihdon omalla kaavallaan, joten määritelmät ajautuvat erilleen korjaus kerrallaan. Miten sen voi pysäyttää, kerrotaan kirjoituksessa yksi liikevaihdon määritelmä.

Mitä data-alusta on

Yksi yrityksen malli, johon jokainen lähde kuvataan. ERP:n tilaus ja CRM:n kauppa kytketään samoihin kohteisiin suhteineen yhdessä liiketoiminnan kuvauksessa: ontologiassa. Uudet lähteet kuvataan malliin eikä kaadeta sen viereen.

Omistaja jokaiselle kohteelle ja jokaiselle lähteelle, nimettynä ja kirjallisella määritelmällä siitä, mitä oikea tarkoittaa. Kun jokin on vialla, asia menee tälle henkilölle näyttöineen.

Päätöksen määräämä ajantasaisuus. Kysy jokaisesta käyttötarkoituksesta, mitä päätöstä data palvelee ja kuinka vanhaa se saa olla päätöksen hetkellä. Jotkin asiat vaativat minuutteja, useimmat päivän, muutamat kuukauden.

Tiedon alkuperä. Jokaisen luvun voi jäljittää lähteisiinsä ja matkan varrella tehtyihin muunnoksiin – myös henkilö, joka ei rakentanut putkea.

Tie takaisin. Alusta voi viedä päätöksen sinne, missä se pannaan toimeen: ehdotettuna täydennystilauksena, merkittynä laskuna tai tehtävänä vastuuhenkilöineen, hyväksynnän kautta eikä kaavion ja sähköpostin kautta.

Viimeinen kohta on syy, miksi Hurukan ei pidä liiketoiminnasta erillistä analyyttistä kopiota. Sen Data-kerros on suunniteltu liittimiksi yhteen tietomalliin, ja tuonnit, synkronointi, dokumentit ja verkkolaskut liitetään niihin tietoihin, joihin ne kuuluvat. Toiminta ja analyysi lukevat samaa mallia, joten oivalluksesta voi tulla ehdotus samaan tietoon, josta se johdettiin. Kerros on rakenteilla; väite tässä koskee suunnittelua.

Testi, jonka voi tehdä jo tänään

Valitse luku, josta johtoryhmä kiistelee eniten. Jäljitä se paperilla:

• Mistä järjestelmästä, taulusta ja kentästä se tuli.
• Mitä suodattimia käytettiin ja kuka niistä päätti.
• Kuka nimeltä vastaa luvun oikeellisuudesta.
• Kuinka vanha se oli sillä hetkellä, kun se näytettiin.

Kysy sitten kysymyksen toinen puoli. Kun luku osoittaa ongelman, mitä tapahtuu seuraavaksi? Laske, kuinka monta kertaa tieto näppäillään uudelleen, välitetään eteenpäin tai selitetään uudestaan, ennen kuin liiketoiminnassa todella muuttuu jotain.

Jos jäljittämiseen tarvitaan useampi kuin yksi henkilö tai toiminta kulkee sähköpostin ja muistin varassa, käytössä on järvi ja kojelauta. Tavallinen oire siitä on raportit, joita kukaan ei avaa – siitä kertoo kirjoitus kojelauta, jota kukaan ei avaa. Hurukanin yleiskuvaus näyttää, missä datakerros sijaitsee muiden joukossa.