De integratiebelasting

Een financieel directeur kan u tot op de euro vertellen wat elk systeem kost. Licenties, hosting, support, de implementatiepartner. Wat niemand kan vertellen, is wat de naden kosten: de exports, de afstemmingen, de collega die weet welk van twee getallen het echte is.

Dat werk heeft geen eigen begrotingsregel, omdat het van niemand het project is. Het is in kleine porties over tientallen mensen verdeeld, en het totaal is bijna altijd groter dan de software die het verbindt.

Waar de belasting wordt betaald

Dubbele invoer. Hetzelfde gegeven wordt in een tweede systeem getypt, omdat het eerste het tweede niets kan vertellen. Per keer twee minuten, bij elkaar een functie.

Afstemming. Twee systemen zijn het oneens en iemand stelt vast welke gelijk heeft. Dat is routine, staat ingepland en geldt als normaal in plaats van als defect.

Wachten. Een stap die niet kan beginnen omdat het record nog niet is doorgekomen. Nachtelijke batches zijn het klassieke voorbeeld: werk dat om vier uur ‘s middags kan gebeuren, gebeurt de volgende ochtend om negen uur.

Het overleg. Het wekelijkse overleg dat bestaat om een beeld samen te stellen dat geen enkel systeem bevat. Tel de deelnemers, vermenigvuldig met de uren en vraag u af wat het zou kosten als dat beeld er gewoon was.

Onderhoud van connectoren. Elke integratie is een klein stuk software zonder eigenaar, dat breekt zodra een van beide kanten verandert, en waarvan de breuk wordt ontdekt via een gevolg verderop in de keten in plaats van via een melding.

Oordeel over betrouwbaarheid. Ervaren medewerkers weten welke velden in welke systemen te vertrouwen zijn. Die kennis is echt, waardevol en nergens vastgelegd, en ze vertrekt met hen.

Waarom het nooit wordt opgelost

Het is onzichtbaar. Geen enkel afzonderlijk geval is het vermelden waard, dus geen enkel geval wordt ooit geëscaleerd.

Oplossen is geen project. Een systeem vervangen is een project met een begin en een eind. Een naad weghalen is een structurele verandering die twee eigenaren raakt, die allebei vinden dat de ander moet bewegen.

Leveranciers hebben er geen belang bij. Elk product heeft er baat bij het registratiesysteem te zijn, en geen enkel product heeft er baat bij om makkelijk te verlaten te zijn. Integratiestandaarden bestaan, en worden precies zo ver geïmplementeerd als de inkoop eist.

Mensen passen zich aan. De organisatie werkt zo effectief om de naden heen dat de kosten niet meer als kosten ogen, maar als het werk zelf.

Meten

Kies één proces van begin tot eind: van aanvraag tot betaling, of van order tot levering. Loop het door met de mensen die het uitvoeren en noteer elk punt waar informatie tussen systemen overgaat en er een mens aan te pas komt.

Leg per punt vast hoe lang het duurt en hoe vaak het voorkomt. Vermenigvuldig. Het getal dat eruit komt, is de integratiebelasting op één proces, en de meeste bedrijven merken dat die hoger is dan de licentiekosten van de betrokken systemen.

Stel dan de lastigere vraag: hoeveel van de vertraging in dat proces is beslistijd, en hoeveel is overdrachtstijd? In de meeste bedrijven is het tweede groter. De organisatie is dus traag om redenen die niets te maken hebben met hoe snel iemand ergens over beslist.

Waar dit voor pleit

Niet voor betere integratie. Voor minder dingen om te integreren.

Eén record bespaart geen werk omdat het geavanceerder is; het bespaart werk omdat de overdrachtsstap verdwijnt. Dat is een minder spannende belofte dan de meeste bedrijfssoftware doet, en het is het hele argument.